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Gerenciar requisitos legais: burocracia ou prevenção a riscos?

Foto do escritor: Elias NetoElias Neto

As normas ISO 9001 e 14001, e algumas outras importantes certificações, exigem que as organizações mapeiem e mantenham atualizados os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis ao seu negócio. Em muitas destas empresas, atender a esta exigência é uma tarefa meramente burocrática, para garantir conformidade nas auditorias de certificação. A percepção dos analistas responsáveis é a de que há pouca efetividade no processo.

 

Você se identifica com o cenário acima? Há espaço para melhorias no processo de gestão de requisitos legais e outros requisitos de sua empresa?

 

Parte da culpa pela gestão de requisitos legais inefetivo se deve ao fato de algumas das ferramentas disponíveis no mercado não filtram adequadamente os requisitos aplicáveis, “poluindo” o ambiente de gerenciamento com dezenas ou centenas de requisitos não aplicáveis. Não raramente, o excesso de informação gera frustração e paralisia nos analistas, em relação às rotinas de monitoramento.

 

Gerenciar requisitos legais é uma eficaz ferramenta de prevenção de riscos, quando bem utilizada. A clareza sobre quais são os requisitos aplicáveis – combinada com a disciplina na verificação periódica da conformidade deles – é capaz de evitar incidentes ambientais, sociais e de governança, e seus consequentes prejuízos financeiros e reputacionais.



requisitos legais

           

Dicas para uma gestão de requisitos legais eficaz

 

1.     Facilite o processo: elabore (ou revise) seu procedimento operacional de gestão de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis, a fim de garantir que ele seja simples, direto e claro.

  • Quais os reais objetivos da empresa ao implementar este sistema?

  • Quais as atividades devem ser realizadas, quem são os responsáveis e qual a periodicidade?

  • Como funciona o sistema de registro de não conformidades e a comunicação e reporte às partes interessadas?

  • Quais as ferramentas e sistemas de gestão serão utilizados?

 

Estas são algumas das questões que devem ser respondidas. Recomenda-se criar um fluxograma ilustrativo do processo;

 

2.     Segmente responsáveis e campanhas de verificação: evite colocar toda a responsabilidade por verificar requisitos legais sobre uma pessoa, designe diferentes responsáveis de forma a não sobrecarregar ninguém. Com a diversidade de temáticas dos requisitos, procure envolver pessoas de diferentes áreas, conforme sua especialidade. Em vez de concentrar a rotina de verificação de todos os requisitos legais num único período, distribua essa atividade ao longo do ano, como, por exemplo, em quatro blocos trimestrais;

 

3.     Escolha a plataforma certa: ao avaliar as alternativas disponíveis no mercado, considere o quão eficaz é a curadoria da aplicabilidade dos requisitos para sua empresa, para que seu ambiente de gestão não seja tomado por uma infinidade de requisitos sem sentido. Verifique também o quão intuitiva e amigável é a navegação, se há flexibilidade quanto prazos e responsabilidades, se o sistema gera bons dashboards, se tem um sistema de notificações e alertas eficaz e, também, se permite armazenar evidências de conformidade. Especialmente em grandes empresas, a plataforma certa é essencial para uma gestão eficaz dos requisitos legais e outros requisitos;

 

4.     Não negligencie o poder da capacitação: recomenda-se que o procedimento operacional do item 1 contenha um capítulo regulando o processo de capacitação das partes interessadas no processo de gestão de requisitos legais. É importante que todos que são diretamente afetados saibam quais os objetivos da companhia com estas atividades, no que consiste o processo e quais os papéis e responsabilidades. A capacitação não se limita às pessoas que vão operacionalizar o sistema de gestão de requisitos, mas as lideranças das áreas afetadas e colaboradores de áreas chave, como, por exemplo, jurídico, operações e manutenção.

 

Se você aplicar essas dicas, há boas chances de transformar um processo hoje burocrático e que gera pouco valor para sua empresa, num sistema eficaz de prevenção de riscos financeiros e reputacionais, capaz de detectar antecipadamente situações que poderiam prejudicar os resultados da organização.


Última dica: compartilhe este artigo com a Alta Administração de sua empresa, é vital que eles sejam “patrocinadores” deste processo, para que ele seja valorizado e respeitado dentro da organização.

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